Czy należy upoważniać pracowników do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych?

Tak. Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U. 2006 Nr 227, poz. 1664) „Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres.”. Jednocześnie ust. 4 tego samego paragrafu stanowi, iż „Do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.”. Są to unormowania zawarte w rozdziale 3 tego aktu prawnego zatytułowanym „Udostępnianie akt”. Z regulacji tych nie wynika wprost nakaz uwierzytelnienia odpisów z akt sprawy przez upoważnionych pracowników organu administracji publicznej. Jednakże należy pamiętać, że podmiotem zobowiązanym do umożliwiania dostępu do akt jest organ administracji publicznej, a nie jego pracownik. Stąd też należy wnosić, iż tylko osoba umocowana do uwierzytelnienia odpisów akt, może to czynić. W tej sytuacji trzeba uznać za zasadne upoważnianie pracowników do dokonywania tych czynności. Powinno ono być sporządzone formie pisemnej, zgodnie z art. 268 a Kodeksu postępowania administracyjnego.

Mateusz Kamiński