Jak postępować z dokumentacją ewidencjonowaną po uchyleniu w 2010 roku starych rozporządzeń w sprawie instrukcji kancelaryjnych a przed wydaniem w roku 2011 nowego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych?

Znany jest już projekt rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Jawi się on jako nowoczesny i dobrze przygotowany. Niestety jego wejście w życie może nastręczyć sporych problemów pracownikom urzędów gmin, związków międzygminnych, starostw powiatowych, urzędów marszałkowskich oraz innych niż urzędy gmin gminnych jednostek organizacyjnych, innych niż starostwa powiatowe jednostek organizacyjnych powiatów tworzących powiatową administrację zespoloną, a także innych niż urzędy marszałkowskie, wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych i wojewódzkich osób prawnych.

Upoważnienie do wydania tego aktu wykonawczego, zawarte w art. 6 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006 r., nr 97, poz. 673, ze zm.), zgodnie z art. 15 w związku z art. 3 ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i niektórych innych ustaw (Dz. U. 2010, nr 40, poz. 230), weszło w życie dopiero 1 stycznia 2011 r. Zatem dopiero od tego dnia Prezes Rady Ministrów może wydać nowe rozporządzenie. Trudno spodziewać się, aby nowy akt prawny został wydany przed otwarciem urzędów 3 stycznia 2011 r. Jest to tym bardziej wątpliwe, że nowy akt wykonawczy powinien zostać wydany na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej złożony w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw kultury i dziedzictwa narodowego. Na dokonanie tych czynności też potrzeba czasu. Otuchą napawa to, że projekt jest już przygotowany i można się z nim dokładnie zapoznać w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Jednak podmioty, które będą zobowiązane do stosowania tego aktu wykonawczego powinny działać na podstawie i w granicach prawa. Innymi słowy ich pracownicy nie mogą zakładać, że 3 stycznia 2011 r. będą mogli ewidencjonować dokumentację w oparciu o zasady zawarte w projekcie rozporządzenia. Nie ma gwarancji, co do tego, iż wydany ostatecznie akt prawny, nie będzie się różnił od dokumentu opublikowanego w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Trzeba również pamiętać, że już zaraz po wejściu w życie nowego aktu wykonawczego kierownicy podmiotów będą zobowiązani do wydania co najmniej kilku zarządzeń wewnętrznych, dotyczących:

• wskazania sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych,

• wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych (powierzenia tej funkcji archiwiście),

• określenia listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Ponadto w przypadku wyboru wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją), konieczne będzie również ustalenie:

• listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek oraz

• maksymalnej wielkości, włączanej bezpośrednio do EZD, przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli jeszcze uwzględni się fakt, iż kierownik podmiotu (wójt, burmistrz, prezydent, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda) może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw oraz może chcieć w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym dokonać zmian w wykazie akt, to wdrażanie nowej instrukcji zaczyna jawić się jako dość trudna i wymagająca dobrego przygotowania operacja. Podmioty, które będą zobowiązane do stosowania rozporządzenia powinny czym prędzej przygotować projekty stosownych zarządzeń. Nawet bowiem w przypadku, gdyby ostatecznie akt wykonawczy różnił się od projektu, to ci, którzy przygotują zawczasu treść aktów wewnętrznych będą ewentualnie musieli dokonać w nich tylko pewnych korekt.

To, iż upoważnienie do wydania nowego rozporządzenia weszło w życie dopiero w roku 2011 nasuwa jeszcze jedną wątpliwość. Jak postąpić w przypadku opóźnienia w wydawaniu nowego rozporządzenia. Nie obowiązują już bowiem stare rozporządzenia regulujące dotychczas obieg dokumentów w urzędach. Co za tym idzie, przestały obowiązywać stosowane obecnie jednolite rzeczowe wykazy akt. W takim przypadku pojawia się pytanie, jak oznaczać sprawy. Do stosowania jednolitych rzeczowych wykazów akt z projektu nowego rozporządzenia nie ma podstaw prawnych. Stare już nie obowiązują. Zapewne, aby nie zagubić dokumentów, pracownicy wielu urzędów zdecydują się na oznaczanie spraw według starych jednolitych rzeczowych wykazów akt. Te bowiem są dobrze znane. Wprawdzie ustawodawca uchylając rozporządzenia określające treść starych jednolitych rzeczowych wykazów akt, zdecydował o tym, aby ich dalej nie stosować. Jednak racjonalny prawodawca nie mógł zakładać powstania tzw. luki swoistej powstałej wskutek nie wydania rozporządzenia we właściwym terminie. Oczywiście można założyć, że w pierwszych dniach po 1 stycznia 2011 r. mało który pracownik urzędu znajdzie czas na zastanowienie się nad tym, co się stanie, gdy zarejestruje sprawy na podstawie starego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Z czasem pojawi się jednak problem związany z koniecznością prowadzenia dokumentacji spraw zarejestrowanych w roku 2011, ale przed wydaniem nowego rozporządzenia i nie zakończonych przed jego wejściem w życie. Zawarte w projekcie aktu wykonawczego unormowania określają tylko zasady postępowania z dokumentacją spraw nie zakończonych w roku 2010. Nie ma tam, z oczywistych względów, regulacji dotyczących postępowania z aktami spraw rozpoczętych po 1 stycznia 2011 r., ale przed opóźnionym wydaniem nowego rozporządzenia. Kiedy zostanie ono ogłoszone, zgromadzona w tych sprawach dokumentacja będzie oznaczona w sposób sprzeczny z nowym jednolitym rzeczowym wykazem akt. Zrodzi się pytanie, czy ponownie zarejestrować sprawy według nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt, czy też zakończyć je ze znakami spraw utworzonymi na podstawie starego, nie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt. Podmiotom zobowiązanym do stosowania nowego aktu wykonawczego nie pozostaje, chyba nic innego, jak wystąpić z zapytaniem do właściwego archiwum państwowego, co czynić w tej sytuacji. Złym rozwiązaniem zasygnalizowanego problemu byłoby bowiem np. zastosowanie w drodze analogii (zawartych już w projekcie) przepisów rozporządzenia dotyczących postępowania z aktami spraw nie zakończonych w roku 2010, bez konsultacji z podmiotem sprawującym kontrolę nad postępowaniem z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego w archiwach zakładowych.

Mateusz Kamiński